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        企业档案管理注意事项,做好档案开放前的基础工作

          企业档案管理中,开放档案首先要做好档案开放的基础工作,即:①提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础,进行系统整理,达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。②建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。③编制检索工具。一是基础性检索工具,如《开放档案目录》;二是骨干性检索工具,如《开放档案卡片目录》;三是文字叙述性检索工具,防火防磁柜,如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等,使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主,以基础性检索工具为辅,以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系,实现检索途径的多元化。④准备好副本。对珍贵、重要的档案,应采取抄录、复印、照相等形式进行复制,搞好档案副本。武汉阿力格科技有限公司


        城建档案馆提前进行磁盘阵列备份,备份后再进行远距离异地备份。2014年遂宁市城建档案馆将与山西省大同市城建档案馆开展异地备份合作。要避免因存储介质损坏或技术淘汰等问题危及声像档案安全。档案资料备份应选用可靠性高的硬件,以减少损坏几率,同时应减少数据迁移的频率,以降低数据丢失的风险。最后,分类上传时要仔细核对,使声像档案管理系统内的内容与备份的内容保持一致。这样多管齐下,既可以防止因各种原因导致的声像档案管理系统出现问题时资源无法恢复,也可以避免因水灾、火灾、风暴、地震等自然灾害或人为损坏危及声像档案的安全。

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        ??把档案看成文件库的传统认识正在被记忆库和知识库的认识所取代。档案在被社会各界的利用过程中产生经济效益和社会效益,发挥它的潜在价值。档案管理是建立现代企业制度的重要内容之一。大型企业档案管理中很重要的部分是在日常工作中如何做到既为业务对象提供优质服务,又使档案管理与保密工作不松懈。本文就企业档案管理实际工作中几个重点要注意方面浅述如下。?

          企业档案管理注意事项一、档案库房的设立

          从总体上讲不论单位规模大小,凡是档案库房的设立,必须档案库房应按照国家有关规定单独兴建。但是有一些不具备条件的单位,往往将库房附设在办公楼内。但应注意的是,不是任何一间办公室都可以用作库房的(首先要考虑到楼墙、板的承重性),从企业档案管理与安全保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃?;褂×孔龅娇夥坑氚旃曳挚?,库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。实践证明,档案库房的科学管理,是做好档案保管、维护档案保密与安全的基本保障。?

          企业档案管理注意事项二、制定可操作的企业档案管理人员的职责

          一个企业档案管理的成效很大程度上与档案管理人员的素质和责任心有关。因此制定适宜,可操控的企业档案管理人员的职责尤显重要。职责制度就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏,就是使档案保管得完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏。武汉阿力格科技有限公司


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